3 Jenis Dokumen Teratas Yang Membuat Inbound Fax Automation Sangat Penting . Anda mencari jasa arsitek handal dan berpengalaman? Arsitek Amanah menyediakan jasa konsultan di bidang arsitek rumah mewah. dengan design yang mewah dan interior ruangan yang indah dipandang mata dan nyaman untuk dihuni.

Dokumen adalah darah kehidupan setiap organisasi, dan landasan untuk setiap proses bisnis. Jenis dokumen berkisar dari penjualan dan jaminan pemasaran hingga laporan keuangan, aplikasi pekerjaan, bentuk sumber daya manusia dan surat bisnis. Daftar terus dan terus. Meskipun semuanya penting, artikel ini berfokus pada tiga dokumen yang diterima secara universal: pesanan pembelian, faktur dan kontrak, dan bagaimana dokumen-dokumen ini dapat diterima dan disebarluaskan dengan otomatisasi faks masuk.

3 Jenis Dokumen Teratas Yang Membuat Inbound Fax Automation Sangat Penting

3 Jenis Dokumen Teratas Yang Membuat Inbound Fax Automation Sangat Penting

<b> Apa itu Inbound Fax Automation? </ b>

Inbound fax automation adalah proses di mana faks diterima oleh server faks dan disebarluaskan ke penerima yang dituju melalui email, printer jaringan, sistem manajemen dokumen, direktori jaringan atau basis data. Server faks mengarahkan pesan faks ini dengan menggunakan satu atau lebih dari kriteria berikut; karakteristik file (nama, tanggal, waktu), konten (discan dari OCR atau barcode) atau informasi protokol telepon (CSID / ANI / DID atau DTMF).

Manfaat utama yang dicapai meliputi:
<ul> <li> Pengurangan konsumsi kertas dan toner </ li> <li> Biaya tenaga kerja yang diperkecil </ li> <li> Peningkatan produktivitas karyawan – faks tiba di lokasi terbaik untuk integrasi ke dalam alur kerja bisnis. </ li> <li> Keamanan Dokumen – Hilangkan tampilan dokumen yang tidak sah, saat berada di mesin faks, atau selama distribusi tangan. Faks halaman selalu diarsipkan secara elektronik sehingga dokumen tidak hilang. </ Li> </ ul>
<b> Inbound fax automation of Purchase Orders </ b>
Pesanan pembelian seperti uang di bank. Transmisi faks tetap menjadi cara yang populer untuk mengirim pesanan pembelian karena ini berbagi fitur email dan surat siput terbaik.

<ul> <li> Pengiriman faks sangat andal dan dapat diverifikasi oleh laporan konfirmasi dari pengiriman dan penerimaan perangkat faks. </ li> <li> Pesanan pembelian membutuhkan tanda tangan, dan pengiriman tanda tangan melalui faks secara hukum mengikat. </ li> <li> Kecepatan pengiriman segera memproses pesanan. </ li> </ ul>
Bahkan jika Anda memiliki saluran faks khusus untuk menerima pesanan pembelian, sulit untuk mendapatkan salinan P.O. kepada semua individu dan departemen terkait pada waktunya untuk memastikan kepuasan pelanggan. Pesanan mungkin tertunda, salah diproses atau hanya salah tempat. Ketika pelanggan menelepon untuk menindaklanjuti P.O. mereka baru saja mengirim faks, apakah Anda siap menjawab?

Ketika solusi otomatisasi faks inbound diimplementasikan dengan benar, semua pihak yang terkait segera menerima P.O. dalam format yang mereka butuhkan. Perwakilan penjualan untuk akun tersebut dapat menerima lampiran e-mail PDF, sementara salinan lain dikirim ke printer di bagian Pesanan atau Departemen Pertanggungjawaban Akun.

<b> Inbound fax automation of Accounts Hayable Invoices </ b>

mation of Accounts Hayable Invoices</ b>Anda mungkin telah memperhatikan bahwa vendor Anda semakin menggunakan transmisi faksimili faktur untuk mengurangi biaya penagihan dan membalikkan biaya. Dengan otomatisasi faks masuk Anda dapat menyesuaikan praktik pembayaran akun Anda. Efisiensi tambahan akan membantu Anda untuk memanfaatkan persyaratan kredit dan membayar diskon cepat, melindungi peringkat kredit Anda, menghindari biaya keterlambatan dan menjaga informasi istimewa dari mata-mata.

Anda hanya bisa mendapatkan efisiensi ini jika Anda mendapatkan faktur untuk personel AP secara tepat waktu. Inbound fax automation membuat proses ini mudah dan aman. Setelah Fax Server menerima faktur, ia meneruskannya ke personel AP yang bertanggung jawab sebagai lampiran email, salinan cetak, atau file yang disimpan ke disk. Tidak ada halaman yang hilang atau salah arah, dan tidak ada bacaan tanpa izin.

<b> Inbound fax automation of Legal Agreements (Contracts)

</ b>Menandatangani kontrak atau kontrak yang memerlukan tanda tangan dapat dikirim melalui surat (terlalu lambat), kurir (terlalu mahal) atau faks. Sangat mudah untuk melihat mengapa faks adalah metode yang disukai. Apakah Anda menerima kontrak yang membutuhkan tanda tangan atau menandatangani kontrak, kontrak harus mudah dibaca dan dibagikan dengan rekan kerja. Anda tidak dapat mengambil risiko kehilangan halaman apa pun, terutama yang memiliki tanda tangan atau inisial.

Inbound fax automation menyediakan perlindungan ini. Faks yang diterima oleh server faks segera tersedia di desktop penerima yang dituju, yang dapat berbagi kontrak, dalam format elektronik, dan mencetaknya ke printer jaringan. Anda hanya mencetak kontrak jika Anda berencana menandatanganinya. Salinan yang ditandatangani dapat secara otomatis diarsipkan ke Sistem Manajemen Dokumen atau lokasi yang berlaku untuk tujuan keamanan.

<b> Ringkasan </ b>

Ketika solusi otomatisasi faks masuk yang terbaik diimplementasikan, organisasi merampingkan transaksi legal dan komersial sambil mengurangi biaya yang terkait dengan distribusi kertas manual. Anda akan memiliki kontrol lebih besar atas keamanan, kerahasiaan, dan lokasi informasi bisnis.